מאז ימי מציאת המגילות הגנוזות בשנות ה 60 של המאה ה20 ועד ימינו אנו עשתה הטכנולוגיה מאמצי ענק לשמר את ההיסטוריה היהודית ההיסטוריה הפרטית והמורשת של הכלל והפרט אולם אין בכך די שכן חומרים המצולמים בוידאו , תמונות, סרטים, שירים וכתבות מצולמות בעלי ערך היסטורי מפוזרים , ללא ארגון וקטלוג מסודר, בעשרות ארכיונים ואוספים פרטיים ברחבי הארץ.
מצבם של מרבית הארכיונים ירוד בשל תנאי תחזוקה לקויים. בין הארכיונים הללו נמצאים גם גנזך המדינה,ארכיון צה"ל , ארכיוני תיאטראות ותחנות רדיו. חומרים בעלי ערך היסטורי נמצאים בסכנה משום שבשל קשיים תקציביים, לא ננקטות הפעולות המתאימות לשימורם.
כך עלולה ללכת לאיבוד מורשת היסטורית עשירה מימי קדם ועד היום.
מצב עגום זה ממחיש את חשיבותם של תנאי אחזקה נאותים לארכיבים וארכיונים.
מוסדות ציבוריים וגופים עסקיים החפצים בשימור וניהול יעיל של ארכיב צריכים להיות מודעים לכך שיש לשמור כל חומר ומסמך במקום שדואג לטמפרטורה נכונה לחות יחסית וחושך וכן לאריזה נכונה ולתחזוקה של החומר לארוך זמן.
חברות ארכיב בישראל מספקות שירותי ארכיב מקצועיים העומדים בתקנים מתאימים העומדים על תנאי אחסון הולמים. לכן כדאי ורצוי לגופים ציבוריים ועסקיים כאחד , שאינם מתמחים בשימור וניהול ארכיב, להיעזר בשירותיהן של חברות ארכיב למטרה זו.
מעבר לשמירת ניירת ומסמכים היסטוריים מאחסנות חברות ארכיב גם מוצגים שונים בתוך תאי אחסון אטומים לצורך שמירה ארוכת טווח. לא רק שמירת ניירת עוזרת לשמירה ותיעוד של היסטוריה ומורשת וזאת מכיוון שהחל מראשית המאה ה 20 ראשית ימי הרדיו והקולנוע נשתמרו פיסות היסטוריה ותיעוד גם על סלילים , קלטות, ואמצעי הקלטה דיגיטלים או טרום דיגיטלים שונים.
שינוי הפורמטים ושדרוג הסביבה של שמירת המידע גורמת לחומרים רבים ללכת לאיבוד כתוצאה מבלאי ומחוסר יכולת לאחזר את החומר.
יש לפעול בשני אופנים לצורך הורדת איבוד המידע למינימום ,הראשון ,ברמה הפיזית העברת קלטות או דיסקים, או סלילי סרטים למקום אחסון המתאים לשמירת מדיה דיגיטלית ועומד בתנאים מינימאליים של טמפרטורה לחות, הדברה, אוורור, חושך , מיגון נגד אלקטרוסטאטיקה ואלקטרומגנטיקה כדי שהקבצים לא יימחקו ועוד. שנית לפעול למיון המידע והעברה של החומרים החשובים לקבצים דיגיטלים הנשמרים על פלטפורמות מידע אינטרנטיות שניתן לקרוא אותם במדיה חדשה ובסביבה וירטואלית.
כל זאת תוך גיבוי באתרים ושרתים המתעדכנים תמידית.
בדרך זו נצליח לשמר פיסות היסטוריה ומידע ולדאוג שגם בעתיד הבאים אחרינו יוכלו לדעת מה היה פה.
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
